E-maily, soubory a dokumenty

Součástí ekonomického software Harmonik je také možnost přímého odesílání e-mailů. Lze poslat buď "klasický" e-mail, nebo více častější je poslání e-mailu z nějakého modulu (Fakturace, Nabídky, apod.), který ve své příloze např. tiskovou sestavu faktury.

Každý uživatel, který má přístup do programu, si může založit svůj poštovní profil. K založení budete potřebovat standardní údaje, jako k běžné poštovní schránce - POP3 server, SMTP server, jméno poštovní schránky, heslo k poštovní schránce. Po založení poštovního profilu, bude možné již odesílat e-maily přímo z programu. Poslání e-mailu je jednoduché. Místo volby pro tisk F9, zvolíte možnost CTRL+F9 poslání sestavy pomocí e-mailu. Tisková sestava se před posláním automaticky uloží, dle nastavení v konstantách uživatele, do některého z podporovaných formátů PDF, GIF nebo JPG a připojí se jako příloha k e-mailu.

Text v těle e-mailu lze implicitně nastavit v konstantách programu, ale je možné jej upravit před odesláním. Do textu těla e-mailu je možné vložiit zástupné znaky, např. |param2.firma|, který místo uvedeného textu automaticky doplní název firmy. Vytvořením podobné šablony s definicí zástupných znaků a doplněné o další potřebný text, ušetříte při odesílání e-mailu čas jeho opětovným psaním.

  • posílání e-mailů přímo z programu
  • součástí e-mailu jako příloha např. tisková sestava ve formátu PDF, GIF nebo JPG
  • text v těle e-mailu může být součástí předdefinované šablony
  • možnost ukládání souborů do databáze IS Harmonik s přiřazením konkrétním dokladům / zákazníkům
  • rozpoznávání textů dokumentů přes webovou službu s následným automatickým zpracováním a založením záznamu do účetnictví

Všechny poslané e-maily se ukládají do tzv. skladu e-mailů, kde jsou k dispozici k nahlédnutí. Lze tak snadno dohledat (např. pomocí e-mailové adresy nebo názvu firmy), kdy a jaké e-maily odešly na vybraného zákazníka.

Kromě skladu e-mailů obsahuje ekonomický a účetní software Harmonik také tzv. sklad souborů a dokumentů. Úložiště souborů a dokumentů umožňuje centralizovat evidenci a editaci dokumetů a souborů, které firma používá. Všichni uživatelé programu mohou prostřednictvím tohoto modulu velmi jednoduše ukládat do programu soubory v libovolném formátu. Nabízí se další použití uložených souborů - kromě vyhledávání a prohlížení obsahu, lze soubor spárovat s konkrétním zákazníkem přes jeho DIČ nebo vybraný soubor hromadně odeslat na různé e-mailové adresy.

Ruční získávání a zpracování dat z dokumentů je časově náročné a náchylné k chybám. Přitom ruční pořizování (opisování) přijatých dokladů, např. přijatých faktur, objednávek apod. již není nutné a lze s úspěchem využít webovskou službu Redque, www.redque.cz, která dokumenty zpracovává automaticky. Nejprve detekuje typ dokumentu, pak z vašich dokumentů vytěží důležitá data a předá je zpátky do našeho ekonomického systému Harmonik. Ten založí odpovídající záznam v příslušném modulu a zároveň spáruje fyzický dokument k zápisu, aby bylo zřejmé, z jakého dokumentu byl pořízen. Tedy, zápis v deníku založený pomocí této služby, má u sebe odkaz na soubor (obvykle PDF dokument), ze kterého vznikl.